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Clientes · Gestor de Renovaciones

Detecta la renovación en riesgo — con la evidencia — antes de que la pierdas.

Cada día el Gestor de Renovaciones recorre cada uno de tus clientes de pago, reúne las señales de facturación, CRM y soporte en un único paquete de evidencias y decide si la cuenta está en expansión, estable, en riesgo o con probable abandono — citando las facturas, etapas de negocio e hilos exactos que movieron el veredicto. Cuando el veredicto es «en riesgo», redacta un correo de retención anclado a esa misma evidencia y lo deja en tu cola. Tú apruebas cada envío.

Probar un escenario de muestra Ver precios Vigilancia diaria · veredictos con fuentes citadas · desde 299 $/mes, prueba de 14 días

De un escaneo diario a un correo de retención redactado en tu cola

01

Escaneo diario

06:00 UTC — recorre cada cliente de pago.

02

Construir evidencia

Stripe, CRM, soporte → un paquete.

03

Clasificar y registrar

Un veredicto de 4 vías, citado, al diario.

04

Redactar y tú apruebas

Un correo de retención o de venta adicional espera en tu cola.

El mismo ciclo se ejecuta para cada cliente supervisado, cada mañana — tanto renovaciones automáticas mensuales como contratos anuales. El abandono ocurre un martes; el asistente está mirando ese martes, no 60 días después cuando la jugada de retención ya es un descuento.

¿Ya usas el Monitor de Cuentas de Cliente? El Gestor de Renovaciones lee su diario de cuentas como una señal más — los dos combinan bien, pero cada uno funciona por su cuenta.

El contrato

Qué ejecuta por su cuenta, qué consulta contigo, qué no tocará.

Ejecuta por su cuenta

  • Escanea cada cliente supervisado una vez al día — tanto renovaciones automáticas mensuales como contratos anuales.
  • Construye un paquete de evidencias por cliente a partir de las fuentes que conectas — facturación de Stripe, etapas de negocio del CRM, señales de soporte y de uso.
  • Clasifica cada cliente como expansión / estándar / en riesgo / probable abandono, con los ID de fuente específicos que movieron el veredicto.
  • Añade un párrafo inmutable por cliente y por ejecución a un diario de cuentas — nunca se sobrescribe, nunca se elimina.
  • Redacta un correo de retención (en riesgo) o de venta adicional (expansión) anclado a la misma evidencia citada.

Lo consulta contigo primero

  • Cada correo de retención o de venta adicional redactado entra en cola para tu aprobación — nunca se envía automáticamente. La aprobación está desactivada por defecto.
  • Cuando la evidencia es escasa o ambigua, se abstiene: clasifica la cuenta como estándar, dice por qué y te la enruta en lugar de inventar una historia de abandono.
  • Si un correo redactado cita una cifra que no puede verificar contra la evidencia, el correo se descarta y la fila se señala para ti.
  • Cuando la revisión de mayor importancia no coincide consigo misma, la fila aparece para una decisión humana en lugar de resolverse automáticamente.

No tocará

  • Enviar un correo de retención o de venta adicional a un cliente por su cuenta — la decisión de enviar siempre es tuya.
  • Anular las reglas de la ventana de renovación — trabaja la cadencia que tú fijes, no la cambia.
  • Inventar un hilo de Slack, una factura o un negocio que no vio — cada afirmación debe rastrearse a un ID de fuente real o la fila se degrada.
  • Tomar la decisión de retener o dejar abandonar — redacta la jugada; si descontar, escalar o desistir es una decisión humana.
  • Automatización de recuperación en la página de cancelación — esa es otra superficie y no es lo que hace este rol.
Matriz de capacidades completa del registro de roles

COMPETENTE

  • Daily 06:00 UTC scan of every paying customer 14-90 days from renewal. APScheduler IntervalTrigger(hours=24) advisory-locked at the system level (ADR-0019 pattern). Per-tenant fan-out queries monitored_customers WHERE days_to_renewal BETWEEN 14 AND 90 AND (last_run_at IS NULL OR last_run_at < NOW() - INTERVAL '23 hours'). The 23-hour skew is idempotency slack — yesterday at 06:00:00 vs today at 06:00:01 doesn't skip a customer.
  • Source-anchored evidence with post-parse validation. Every claim in the diary entry, classification, and drafted email MUST cite a source_id that exists in the customer's input bundle. Unknown source_id → row rejected, classification forced to 'standard', severity 'LOW', abstain_reason 'source_validation_failed'. Anti-fabrication at the SCHEMA layer (ADR-0029 §3), not the prompt layer.
  • Longitudinal account diary appended every run, append-only. customer_diary_entries is never updated, never deleted. After 6 months a tenant has 180 paragraphs of per-customer narrative that a Vitally rip-and-replace cannot backfill. The diary IS the time-based moat.
  • Tier 3 cross-family supervisor on accounts >= $50K ARR. Worker (Sonnet 4.6) drafts; GPT-5 reads the 10-row batch output as a WHOLE and flags rows for revision; Gemini 2.5 tiebreaker fires on per-row classification disagreement. CLAUDE.md principle #3 made operational as a deterministic routing function, not a per-task judgment call (ADR-0029 §1).
  • Batched 10-customer LLM calls grouped by route assignment. TIER1 / TIER2 / TIER3 customers chunked into route-homogeneous batches of 10. Supervisor reviews the 10-row batch as a whole to catch systematic drift (the worker drifted into doom-mode across 10 rows is detectable from batch shape; per-customer review can't see the pattern). Batch-of-50 fails empirically on Sonnet (attention contamination + 25K-output-token truncation); batch-of-10 is the council-verified sweet spot.
  • Per-account drafted save / upsell email with anchor citations. drafted_email.anchors[] MUST be a subset of evidence[].source_id; a drafted email that cites a non-existent Slack thread becomes null and recommended_action drops to 'internal_alert'. Default auto_send=false — every draft sits in /app/renewal_hunter/inbox until the operator clicks Send.
  • Weekly Monday digest of $ ARR in motion at 12:00 UTC. Separate scheduler job (12:00 UTC = 07:00 EST — the slot a human reads) summarising HIGH-severity accounts, total $ ARR at risk, top movers since last Monday, and the diary excerpts that justify each verdict. Source-anchored — no metric without its underlying source_id chain.
  • Investigation depth — explicit signal citations, no opaque score. Output cites specific signals (stripe_invoice_4_late_in_q1, slack_thread_complaint_2025_12_03, hubspot_deal_stale_92_days) instead of emitting a single health-score float. Buyers in mid-market post-sale orgs have been burned by opaque scores; the citation is the unlock.
  • Open factor-weight math, tenant-tunable in /app/renewal_hunter/settings. Four weights (payment_history / usage_trend / champion_status / support_sentiment) sum to 1.0, surface in the per-account drill-down UI, and write back to tenant_renewal_hunter_settings on POST. The model never hides the math — every classification shows which factor weight pushed it across the threshold.
  • Internal LLM routing — 70/25/5 mix protects $79 Starter unit economics. route_customer() (ADR-0029 §1) selects Haiku / Sonnet / Sonnet+GPT-5+Gemini per customer per run deterministically from features computed BEFORE the LLM call. Distribution monitored via PostHog; drift outside 60-80 / 15-35 / 2-10 fires an alert. The TIER1 tail (~68% on Haiku 4.5) is the load-bearing cost-control primitive behind the 77% target gross margin on Starter.

ASISTIDO

  • Auto-send save / upsell emails (off by default, off-able per topic). Default auto_send=false — every drafted_email sits in the inbox until the operator clicks Send. Operator can flip auto_send on per route (e.g. low-severity expansion drafts on Growth tier and below) once they've reviewed ~30 drafts and trust the worker's tone. Enterprise + likely_churn always require operator approval regardless of auto_send setting.
  • Severity transitions LOW → HIGH route every account through Tier 3. Any customer crossing into HIGH severity on this run gets the cross-family supervisor pass on its next batch — material score-move into the danger band is the second-most-expensive mistake-mode after enterprise account misclassification. Operator alerted in /app/renewal_hunter/inbox with the new + old diary entries side-by-side.
  • Three-way supervisor disagreement on Tier 3 — operator review. When worker / supervisor / tiebreaker classifications all differ, the row flags for human review in /app instead of auto-resolving. Today: pick the worker's classification, log all three verdicts in the audit_log, surface the conflict in the per-account detail page. The deeper question — is a three-way disagreement evidence of an ambiguous account or a worker regression — needs >= 50 instances to answer.
  • Source-validation failure rate > 5% triggers same-day operator review. Langfuse + PostHog wired: when the rolling-24h source_validation_failed rate exceeds 5%, a banner fires in /app/renewal_hunter/inbox and the founder is paged. Either the worker is regressing on schema discipline (prompt fix) or the bundle builder is dropping source_ids (code fix); either way the same-day investigation is on the operator.

RECHAZADO

  • Auto-send a save email to the customer without operator approval. Default auto_send=false; even with auto_send enabled, Enterprise (>=$50K ARR) and likely_churn classifications hard-gate on operator approval regardless of supervisor verdict. The decision to ship an in-flight save email to a $200K account is the operator's, not the worker's.
  • Cancel-page widget or in-product save-offer surface. ChurnKey owns the cancel-page surface — when a customer clicks Cancel, ChurnKey shows the save offer in-product. We don't compete on the cancel page; we own the 90 days BEFORE it. Different product surface, different integration cost, different buyer. No plans to ship a cancel-page widget.
  • Post-cancel win-back automation. Phase 3 territory (post-PMF). The bundle builder / router / diary primitives generalise, but the buyer for post-cancel win-back is a marketing-ops persona — different ICP than the CSM persona who buys Renewal Hunter. Deferred until a paying Renewal Hunter customer asks for the cross-sell.
  • Mass-market B2C subscription save (Spotify / Netflix / consumer SaaS). Different product. B2C subscription save lives in 'why did this individual user pause' territory — a different signal set (usage frequency in app, payment-method failure, content consumption drop), a different output (in-product nudge, not a save email to the champion), a different price point ($0.10 per saved sub, not $79-$1,199 per month per tenant). We do B2B SaaS renewals where the deal has a champion.
  • Champion job-change detection via PDL or LinkedIn (V0). Deferred to V1, behind the ADR-0026 data-provider gateway, after the first paying customer's vertical confirms the champion-quit signal is worth the PDL spend. V0 reads champion_status from HubSpot contact_lifecycle + Slack channel activity; PDL champion-quit is the canonical high-signal event but it's vertical-dependent and we don't light up speculative spend.
  • Cohort-level analysis ('all SMB customers with NRR < 90%'). V0 ships per-account analysis only. Cohort queries land in V1 once a customer demonstrates the workflow that needs it. Vitally and Gainsight ship cohort dashboards; we don't compete on dashboard surface — we compete on per-account investigation depth. Per-account FIRST, cohort patterns SECOND.

Lo que obtienes

Así es como se ve un veredicto «en riesgo».

No una sola puntuación de salud opaca — la clasificación lleva la evidencia exacta que la respalda, y el correo de retención redactado cita solo lo que esa evidencia muestra. Nada llega al cliente hasta que haces clic.

Cliente · Northwind Labs

En riesgo

ARR

42 000 $ / año

Renovación

Anual · dentro de 38 días

Evidencia que cita el veredicto

  • stripe:in_1Q4late Dos facturas pagadas con 11+ días de retraso este trimestre — ambas tras un reintento de pago.
  • hubspot:deal:88204 Negocio de renovación estancado 41 días en «Contrato Enviado» — sin movimiento de contacto.
  • slack:1714…thread Canal compartido: el promotor preguntó por opciones de exportación, luego se quedó callado 3 semanas.

La misma evidencia se escribe en el diario de Northwind Labs como un párrafo. En la siguiente ejecución es el contexto de la ejecución previa contra el que razona el asistente.

Cola de aprobación · correo de retención redactado

Esperando tu aprobación

Asunto

Renovación de Northwind — una comprobación rápida antes de la fecha del contrato

Hola — vuestra renovación llega en unas cinco semanas y quería contactaros pronto en lugar de en la fecha del contrato. Noté que las últimas facturas salieron un poco tarde, y la pregunta sobre la exportación de vuestro canal nunca tuvo una respuesta clara — me gustaría resolver ambas cosas antes de que esto se renueve. ¿Podríamos vernos 20 minutos esta semana? Puedo repasar las opciones de exportación y asegurarme de que la facturación esté configurada como vuestro equipo necesita.

Cada detalle de este borrador se rastrea a una fuente citada. Una cifra que no se pudiera verificar contra la evidencia habría descartado el borrador y señalado la fila.

Aprobar y enviar Editar Omitir Nada se envía hasta que haces clic.

Precios

Con precio según cuántos clientes supervisas.

Una sola calidad de análisis en cada nivel — el escalón de precio es el número de clientes que vigilas, no un modelo mejor. Prueba de 14 días, sin tarjeta. Cancela mensualmente.

What it replaces

Hacerlo internamente implica un sueldo completo, cargas sociales y meses de puesta a punto, todo para una sola función. Ataski entrega el resultado desde el primer día con un precio mensual fijo y previsible.

Calidad de nivel empresarial por una fracción de una contratación. Amplía o pausa cuando quieras: solo pagas los meses que lo usas.

El más elegido

Team

$299 ≈ €275 / mes

100 clientes supervisados

≈ $2.99 per customer monitored

  • 100 clientes en el escaneo diario
  • Diario por cliente, de solo anexado
  • Clasificaciones con fuentes citadas
  • Correos de retención / venta adicional redactados en tu cola

SaaS B2B en etapa semilla que pone por primera vez una vigilancia diaria de renovaciones sobre toda su cartera.

Elegir Team

Scale

$799 ≈ €735 / mes

500 clientes supervisados

≈ $1.60 per customer monitored

  • 500 clientes en el escaneo diario
  • Todo lo de Team
  • Señales de CRM de HubSpot + Salesforce
  • Manuales de jugadas de retención avanzados

Serie A — donde una sola cuenta mediana retenida paga el año.

Elegir Scale

Business

$2,499 ≈ €2,299 / mes

2000 clientes supervisados

≈ $1.25 per customer monitored

  • 2000 clientes en el escaneo diario
  • Todo lo de Scale
  • Escritura de vuelta al CRM + alcance multiequipo
  • SSO, exportación del registro de auditoría, DPA

Mercado medio con un equipo de éxito del cliente y un proceso de compras.

Elegir Business

Enterprise · Personalizado

Organizaciones de éxito del cliente de alto volumen que necesitan SLA, SAML, multientidad y residencia regional de datos.

  • · Clientes ilimitados supervisados
  • · Todo lo de Business
  • · SAML, multientidad, residencia de datos
  • · Claves de LLM propias, éxito dedicado
Habla con nosotros

Los recuentos de clientes son la métrica de valor, no un muro estricto — la verdadera salvaguarda de gasto es un tope de coste diario por cliente, así que una semana intensa nunca produce una factura sorpresa. El prepago anual tiene descuento; pregunta al pagar.

Configuración

Unos quince minutos desde el inicio de sesión hasta el primer escaneo.

  1. 01

    Inicia sesión y activa. La lista de clientes supervisados y el diario de cuentas se aprovisionan en tu espacio de trabajo automáticamente.

  2. 02

    Conecta Stripe — obligatorio. Pega una clave de API restringida y de solo lectura. Hidrata tu lista de clientes y es la única fuente sin la que el rol no puede funcionar.

  3. 03

    Conecta el CRM y el soporte — recomendado. HubSpot o Salesforce, además de Slack o una herramienta de soporte. Más fuentes, más evidencia; el rol sigue funcionando solo con Stripe.

  4. 04

    Vigila tu cola. El primer escaneo diario se ejecuta en el siguiente tic de las 06:00 UTC; empiezan a llegar correos de retención y de venta adicional redactados.

Página de configuración: /app/renewal_hunter/setup. Una vez conectado, el rol se ejecuta en /app/renewal_hunter/.

Por dentro

Cómo funcionan el enrutamiento y las salvaguardas.

El enrutamiento mantiene el precio honesto
Las cuentas tranquilas van a un modelo rápido y de bajo coste; las cuentas que se movieron a un modelo de razonamiento más fuerte; las de mayor importancia a una revisión completa entre proveedores
La revisión entre proveedores
Un modelo redacta el primer borrador, un modelo independiente de otro proveedor lo revisa, y un tercero desempata solo cuando los dos discrepan de verdad.
Anclado a la fuente
Cada afirmación debe citar un ID de fuente en el paquete de evidencias — una fuente citada que el paquete no tiene fuerza el veredicto de vuelta a estándar; una cifra no verificable descarta el correo
Salvaguarda de gasto
Un tope de coste diario por cliente es la salvaguarda estricta — una semana intensa no puede generar una factura sorpresa
Privacidad
Cada espacio de trabajo está aislado por seguridad a nivel de fila; un registro de auditoría de solo anexado registra cada llamada de modelo, lectura externa y clasificación
Resumen semanal
Las renovaciones en marcha pueden enviarse por correo al responsable que designes, y a Slack cuando lo conectes

Pon una vigilancia diaria sobre cada renovación.

Inicia sesión, conecta Stripe y el primer escaneo se ejecuta en el siguiente tic de las 06:00 UTC. Los correos de retención redactados empiezan a llegar a tu cola — tú apruebas cada envío. Sin tarjeta para la prueba de 14 días; después, 299 $/mes Team o un nivel superior.

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